Удаленно, но эффективно: сервисы и приложения для командной работы из дома
В связи с мерами по борьбе с СOVID-19, введенными правительством РФ и других стран, работодатели отменяют командировки и сокращают количество совещаний и встреч, проводят санитарные обработки офисов, а также по возможности переводят сотрудников на удаленный режим работы. Он становится реальностью для многих, а не только работников IT-гигантов (Google, Twitter, Amazon, Microsoft, Facebook и других). Так, «Лаборатория Касперского» уже перевела штат в Китае на полностью удаленную работу. Райффайзенбанк, Росбанк и ВТБ просят сотрудников остаться дома при любых признаках простуды. Большинство рекламных групп России также перешли на «удаленку». Попробуем разобраться, как сделать любую работу вне офиса максимально комфортной и продуктивной
В первую очередь работодатель должен убедиться, что у сотрудников есть технически исправное устройство, на котором можно выполнить все задачи, доступ к интернету и необходимые инструкции для удаленного входа.
Ключевой процесс, который должен быть налажен и отработан внутри команды или компании — это внутренняя коммуникация, и стандартный Outlook тут не помощник. Программа должна обеспечивать мгновенный контакт с любым членом команды, быть удобной и безопасной. Мы рекомендуем использовать такие приложения, как Slack или Microsoft Teams.
Slack. Это корпоративный мессенджер, который позволяет собирать в одном окне все обсуждения (в общих темах, приватных группах и личных сообщениях), осуществлять поиск среди всех сообщений сразу, настроить интеграцию с системой управления проектами Trello и аналитикой, осуществлять обмен файлами и поиск по ним. Сайт: https://slack.com/intl/en-ru/.
Microsoft Teams. Чаще всего уже предустановленная программа на Windows. Позволяет выполнять совместную работу сотрудникам компании и не входящим в нее пользователям, общаться и вместе работать над проектами в online-режиме. Дает возможность проводить обсуждение в рамках выполняемой задачи (создание документа, проведение собрания и т. д.). Сайт: https://teams.microsoft.com/.
Если закрыть глаза на безопасность, а также на корпоративные политики, то для организации работы небольшой команды подойдут и WhatsApp, и Telegram. В этом случае важно следить, чтобы общение с друзьями и близкими в параллельных чатах не отвлекало от работы.
Для видеоконференций прекрасно подходят такие программы, как Google Hangouts, Zoom, Skype и WebEx. Они обладают широким функционалом: позволяют показывать свой экран, делать запись видеоконференций и имеют мобильные версии. Видеоконференции позволяют видеть лица ваших коллег, клиентов, соискателей, что часто крайне важно, чтобы воссоздать атмосферу присутствия в офисе.
Google Hangouts. Это разработка компании Google для обмена сообщениями и видеоконференций. Позволяет добавлять контент в чат, где участники команды могут взаимодействовать друг с другом и обсуждать файлы, находиться в нескольких чатах с одними и теми же собеседниками. Отличия от других программ — можно организовать вебинар с трансляцией в YouTube, объединить в одном сеансе до 100 человек, набрать мобильный номер не из списка контактов. И, что удобно, — программа не требует дополнительной установки для десктопной версии и работает в окне браузера, а для мобильных платформ существуют отличные приложения для различных операционных систем. Наша команда использует именно этот инструмент. Сайт: https://hangouts.google.com/.
Zoom. Согласно отчету Gartner Magic Quadrant, является лидером в сфере конференц-связи. Одним из преимуществ данного программного обеспечения является его стабильность: оно может работать на меньших скоростях, требует меньше оперативной памяти. Позволяет демонстрировать экран с возможностью рисования на онлайн-доске, а также проводить трансляцию с мобильного устройства и осуществлять ее запись (до 40 минут). Максимальное количество участников в бесплатной версии — 50 человек. Сайт: https://zoom.us/.
WebEx. Еще одно программное обеспечение для аудио- и видеоконференций, которое обладает стандартным набором функций и часто используется в корпорациях. Сайт: https://www.webex.com/.
Следующий этап налаживания процесса удаленной работы — это постановка и отслеживание задач в режиме реального времени, и здесь есть ряд практических решений:
Trello. Система управления проектами в режиме онлайн, которую использует наша команда инноваций Media Direction Group. Интерфейс выстроен по принципу канбан-досок. Позволяет следить за выполнением задач (их можно разбивать по типу: запланированные, текущие, выполненные — или на усмотрение команды), быстро оценить прогресс по всем процессам сразу (в режиме реального времени и на одном экране), настроить прямую интеграцию Trello со Slack, дополнить сервис с помощью разных расширений. Имеет удобные версии для мобильных устройств. Сайт: https://trello.com. Asana. Позволяет отслеживать эффективность работника и следить за выполнением задач, назначать ответственных в каждом проекте, добавлять дедлайны, разбивать проекты на самые незначительные шаги для лучшего трекинга эффективности и более легкого понимания цели. Сайт: https://asana.com/.
Basecamp. Онлайн-инструмент для управления проектами, совместной работы и постановки задач по проектам со стандартным функционалом таск-менеджера. Сайт: https://basecamp.com/. На наш взгляд, указанные выше инструменты крайне важны для выстраивания эффективной и продуктивной деятельности сотрудников. Но также стоит сказать, что специфические задачи требуют специальных программ, которые также должны быть установлены работодателем и правильно настроены. Необходимо отметить, что на сегодняшний день уже существуют программы, которые с использованием VR/AR-технологий в прямом смысле «погружают» в рабочую обстановку и создают ощущение присутствия в офисе, вот некоторые из них:
MeetinVR. Дает возможность организовывать встречи в интерактивном виртуальном пространстве, в котором каждый сотрудник может взаимодействовать друг с другом и создавать совместные рабочие продукты. Позволяет осуществлять презентацию, делать обзор 3D-модели, проводить встречи, делить сотрудников на команды, создавать рабочие диаграммы. Сайт: http://meetinvr.net/.
Engage. Сервис для публичных выступлений с возможностью видеотрансляций. Компания HTC выбрала это решение для проведения Virtual Vive Ecosystem Conference 2020 в период бушующего коронавируса. Максимальное количество участников конференций на данный момент — 50 человек. На платформе имеется своя медиатека готовых локаций, 3D-моделей, собственный веб-браузер. Сайт: https://engagevr.io/.
Spatial. Программное обеспечение на основе дополненной реальности с использованием HoloLens. Примечательным является то, что аватары создаются на основе фотографий пользователей. В одной и той же виртуальной комнате могут собраться несколько участников для брейншторминга, поиска и обсуждения любой информации. Мобильный телефон может быть использован в качестве источника для шеринга изображений и текстов. На встрече могут участвовать пользователи как обычных компьютеров, так и очков виртуальной реальности. Сайт: https://spatial.io/.
AR/VR — классные решения, но все сервисы с их применением требуют специального дополнительного оборудования, поэтому они еще не столь распространены в широких кругах.
Перейдем к вопросу соблюдения уровня качества работы, когда сотрудники трудятся дистанционно.
Как мы писали выше, работодатель должен обеспечить работников техникой, доступом к необходимому ПО и возможностью постоянно общаться с коллегами. Но достижение высоких результатов в работе — это взаимная ответственность. Тогда что же должен сделать сотрудник со своей стороны?
Первое — очень важно подготовить пространство дома, работая удаленно. Хотя не у всех есть место для домашнего офиса, важно создать обстановку, которая обеспечит как можно большую конфиденциальность и спокойствие. Напомните другим членам вашей семьи, что несмотря на то, что вы дома, вы все же работаете.
Минимизируйте шум и не отвлекайтесь на детей, домашних животных, звуки на улице. Если физически это сделать невозможно, то спасают наушники с функцией шумоподавления. Во время конференц-связи отключайте микрофон, когда вы не разговариваете, чтобы ваши коллеги не отвлекались на посторонний шум.
Еще один фактор, который нужно учесть, особенно при удаленной работе во время эпидемий, — это наличие детей дома. Скорее всего, все школы и детские учреждения закрыты, и это может повлиять на вашу способность выполнять работу удаленно в обычные рабочие часы. В этом случае родителям, возможно, придется изменить свое расписание, попросить помощи у родственников или нанять няню, чтобы в полной мере погрузиться в рабочий процесс.
Ниже мы привели несколько ресурсов, которые на какое-то время смогут занять и полезно развлечь вашего ребенка:
- «Фоксфорд» — онлайн-школа, которая предоставляет бесплатный доступ ко всем курсам по школьной программе на время карантина.
- Детская комната Arzamas предоставляет доступ к мультфильмам, книгам, музыке для малышей, также есть видеолекции, игры и спектакли.
- Реши-Пиши — задания для детей от 3 до 9 лет.
- Рекомендуем послушать детские онлайн-лекции на сайте «Прямая речь».
Переход на home office для многих может оказаться проблемой в связи с потерей эффективности из-за расслабленной домашней атмосферы. Для долгосрочной продуктивной работы важно придерживаться нескольких правил:
- старайтесь соблюдать привычный рабочий график — начинайте и заканчивайте свою работу в те же часы, как вы это делали в офисе;
- важно разделить место работы и отдыха — даже в маленькой квартире можно найти рабочее место: например, это может быть кухня. Это важно для создания физического баланса между работой и отдыхом;
- для тех, кому сложно сконцентрироваться, стоит присмотреться к бесплатному сервису для повышения продуктивности Focusmate. Он случайно подбирает партнера, с которым можно вместе работать по веб-камере в течение 50 минут. Представители компании утверждают, что данный метод увеличивает продуктивность на 200–300%.
Вспышка COVID-19 заставила многие компании задуматься об удаленной работе, и это может в корне изменить представление о ее будущем. Жесткие ограничения всегда дают толчок к развитию и применению инноваций и повышению эффективности. К тому же многие из тех, кто работает сейчас онлайн и ведет переговоры через сервисы видеоконференций, и ранее предпочитали их полетам через весь мир ради ровно таких же переговоров лицом к лицу.
Важно не забывать о том, что на карантине или «самоизоляции» удаленно можно не только продуктивно работать, но и вести интересный и здоровый образ жизни в свободное время. Мы собрали несколько полезных сервисов, которые позволяют беспрепятственно организовать привычный любимый досуг.
1. Посмотреть фильмы и сериалы. Premier с 15 марта открыл бесплатный доступ к собственному контенту: весь контент, созданный телеканалами, продюсерскими компаниями, студиями «Газпром-медиа» будет доступен бесплатно. Онлайн-кинотеатр ivi дает подписку за 1 руб. и бесплатный контент тем пользователям, кто остался на карантине. Онлайн-сервис more.tv открыл бесплатный доступ ко всем сериалам и фильмам с 16 марта. Устройте марафон фильмов-номинантов Оскара.
2. Послушать оперу. Венская опера начинает онлайн-трансляции своих спектаклей. Metropolitan opera запускает эфиры Nightly Met Opera Streams. До 31 марта по промокоду от Берлинской филармонии предоставляется бесплатный доступ ко всем архивным концертам. Баварская опера дает возможность посмотреть свои спектакли.
3. Музеи, предоставляющие виртуальные туры и онлайн-коллекции: Галерея Уффици, Музеи Ватикана, Лувр, Британский музей, Эрмитаж.
4. Посмотреть спектакли. На сайте Onlineteatr можно посмотреть прямые трансляции из московских театров (400 руб. за просмотр). Для любителей спектаклей на английском языке рекомендуем Digital Theatre с подпиской за 10 фунтов в месяц. Также обратите внимание на спектакли на «Яндексе».
5. Почитать и послушать книги. Storytel и ЛитРес — тысячи электронных и аудиокниг на любой вкус. Рекомендуем посмотреть список 15 главных книг 2020 года.
6. Прокачать мастерство своего хобби или найти новое — на сайте Enterclass.
7. Заняться спортом, изучая обучающие видео на YouTube либо установив приложение Nike Training Club.
8. Изучать языки можно прямо со смартфона через приложение Duolingo.
Наше здоровье — это наших рук дело. Не
болейте!
Важно помнить, что не все организации достаточно подготовлены к мобилизации удаленного рабочего решения, и в спешке многие могут пойти на компромисс в отношении безопасности и подвергнуть себя риску. Но это чревато последствиями! Должны быть даны рекомендации по использованию общественных сетей Wi-Fi, ограничены доступы к некоторым ресурсам, а также наложены ограничения на установку сомнительных приложений. Такое явление, как удаленная работа, не является новым для российского бизнеса. В Playrix (разработчик мобильных игр в России и ближнем зарубежье) любой сотрудник может работать удаленно на постоянной основе. По словам представителей компании, тем самым они не проигрывают в продуктивности. Одним из основных составляющих эффективной работы для них является использование специальных сервисов: для общения, task-трекеры и другие.
