14 правил email-этикета, которые должен знать каждый профессионал

Все склонны совершать постыдные ошибки из-за огромного количества писем, которые приходится читать и писать ежедневно. А эти ошибки оказывают негативное влияние на карьеру.  В своей книге «Основы бизнес-этикета» Пэтчер выделила основные правила пользования электронной почтой при деловом общении. Мы выбрали самые важные из них.

1. Четко формулируйте тему письма

Среди удачных тем значатся такие: «Дата встречи перенесена», «Небольшой вопрос по вашей презентации» или «Предложения по вашей заявке». «Зачастую люди решают, открывать им письмо или нет, ориентируясь на тему, - говорит Пэтчер. - Решение прочитать конкретно ваше письмо всегда зависит от того, понимаете ли вы проблему своих адресатов или знаете, какие у них есть вопросы по бизнесу».

2. Пользуйтесь рабочим почтовым ящиком

Если вы работаете на некую компанию, вам приходится пользоваться корпоративной почтой. Однако, если вы работаете сами на себя и периодически пользуетесь собственной почтой, будьте осторожны при выборе адреса. Электронный адрес всегда должен содержать ваше имя, чтобы человек четко понимал, кто именно отправил ему письмо.

Никогда не используйте адреса (возможно, сохранившиеся со школьных времен), в которых есть слова, никак не относящиеся к работе: например, babygirl@...(«малышка@...») или beerlover@... («пиволюб@...»). Ваша любовь к холодному пиву никого не волнует.

3. Дважды подумайте прежде чем нажать на кнопку «Ответить всем»

Никому не нравится читать письма от двадцати человек сразу. А игнорировать новые письма бывает не так просто, поскольку у многих стоят оповещения в смартфонах или появляются отвлекающие от дел всплывающие окна на экранах компьютеров. Не нажимайте на кнопку «Ответить всем» до тех пор, пока не поймете, что каждый в списке адресатов действительно должен прочитать ваш ответ.

4. Используйте профессиональное обращение

Не стоит обращаться к людям панибратски, используя жаргонизмы вроде «Здорово, парни», «Йо!» или «Привет, чуваки». «Расслабленная манера письма не должна проникать в нашу деловую почту. - говорит Пэтчер. - «Эй!» - это неформальное обращение, неприемлемое на рабочем месте, как и «Йо!». Используйте вместо этого «Здравствуйте» или «Добрый день».

Кроме того, пишите полные имена: «Привет, Михаил» до тех пор, пока адресат не сообщит вам, что предпочитает, чтобы его звали Мишей.

5. Не перебарщивайте с восклицательными знаками

Если вы решили поставить в конце предложения восклицательный знак, то сделайте это не больше одного раза за все письмо. «Периодически люди забываются и ставят восклицательные знаки в конце каждого предложения. В результате письмо выглядит слишком эмоциональным и незрелым. Восклицательные знаки стоит использовать осмотрительно», - говорит Пэтчер.

6. Поосторожнее с шуточками

Ирония часто теряется при письме: мы же не слышим интонаций и не видим выражения лиц собеседников. В профессиональной переписке стоит отключить чувство юмора до тех пор, пока вы не узнаете адресата лучше.

7. Представители разных культур пишут по-разному

Из-за культурных различий между людьми часто возникает недопонимание. Особенно, когда они переписываются. Представители некоторых культур (японцы, арабы, китайцы) сначала хотят узнать человека получше, а уже потом затевать с ним совместный бизнес. Для них приемлемо писать и получать более личные письма. С другой стороны, менее открытые люди (немцы, американцы или скандинавы) предпочитают как можно быстрее перейти к рабочим вопросам в переписке.

8. Всегда отвечайте на письма

Довольно непросто ответить на каждое письмо, которое вы получаете, но все же стоит постараться это делать. Отвечайте, даже если письмо попало к вам по ошибке – тем более, если отправитель ждет ответ. Это свидетельствует о хорошем воспитании, особенно, если адресат работает в той же компании или профессиональной области, что и вы.

9. Вычитывайте каждое письмо

Ошибки в письмах не остаются незамеченными. И возможно вас за них осудят. Не полагайтесь на компьютерную проверку орфографии. Перед отправкой читайте и перечитывайте, предпочтительно, вслух – каждое письмо по несколько раз. Один человек написал в письме: «Простите за причиненные неудобства», однако компьютерный корректор превратил написанное с ошибкой слово «неудобства» в «непотребства».

10. Вписывайте электронный адрес абонента в самом конце

Вы не хотите случайно отправить незаконченное или вовсе пустое письмо. Даже если вы отвечаете на чье-то сообщение, хорошим тоном будет сначала удалить адрес корреспондента и ввести его в адресную строку снова только тогда, когда вы уверены, что письмо готово к отправке.

11. Дважды проверьте, что адресат выбран правильно

Очень важно убедиться в том, что в строке «Кому» поставлено нужное имя. В этом легко ошибиться и доставить неудобства как самому себе, так и абоненту, к которому письмо попало по ошибке.

12. Придерживайтесь классических шрифтов

В деловой переписке придерживайтесь классических шрифтов, цветов и величин. Главное правило переписки – ваши письма должны читаться легко. Принято использовать 10-12 кегль и простые шрифты, вроде Arial, Calibri, Times New Roman. Что касается цвета, то самым надежным выбором будет черный.

13. Будьте сдержаны

Интонация при письме теряется с той же легкостью, что и шутки, поскольку собеседник не слышит вашего голоса и не следит за мимикой. Так что в витиеватых словах можно запутаться. Предположим, вы имели в виду «прямолинейный», а ваш абонент перевел это как «грубый» или «злой». Стоит избегать яркоокрашенных слов с негативным подтекстом («провал», «плохо» или «халатно») и всегда писать «пожалуйста» и «спасибо».

Чтобы избежать недопонимания, Пэтчер советует перед отправкой прочесть письмо вслух. «Если оно покажется резким, то таким оно и будет в глазах собеседника».

14. Все тайное становится явным

Всегда помните о том, о чем, очевидно, забыл бывший глава ЦРУ Дэвид Петрэус: каждое электронное сообщение оставляет свой след. (Петрэус ушел в отставку 10 ноября 2012 года после того, как электронная почта его предполагаемой любовницы была взломана, и выяснилось, что он предоставлял ей доступ к секретной информации управления.)

Всегда помните, что ваше письмо может прочесть любой другой человек. Так что не пишите ничего такого, к чему не должны иметь доступ посторонние люди. Не пишите того, что может разрушить вашу жизнь и причинить вред другим. Лучше вообще ничего не писать, чем потом извиняться.