Закройте PowerPoint

Когда предстоит подготовить презентацию, хочется сразу же открыть PowerPoint и начать заполнять пустое пространство слайда. Эта частая ошибка, из-за которой на презентации уходит много времени, а в результате получается перегруженный, неубедительный рассказ.

Так происходит, потому что люди не мыслят готовыми слайдами. В потоке мыслей легко упустить важные детали, которые автору презентации кажутся очевидными, или, наоборот, глубоко закопаться в детали. Идеям часто не хватает аргументов, а выводы выглядят неубедительно — непонятно, по какой логике автор до них дошел.

Чтобы не запутать зрителя и не запутаться самим, закройте PowerPoint. Вооружитесь бумагой или текстовым редактором и начните работу над содержанием со структуры. В статье делимся универсальным шаблоном рассказа, который поможет разложить идею по полочкам.

Хорошая структура помогает автору упорядочить поток мыслей, а зрителям — в нем не заблудиться.

Наше мышление устроено так, чтобы во всем искать порядок и строить логические связи. Поэтому нам сложно воспринимать хаотичное и сбивчивое изложение.

Структура помогает и автору, и аудитории. Сначала — сформулировать идею для себя: найти логические несостыковки, продумать аргументы и возражения. А потом позаботиться о людях — не заставлять блуждать в дебрях логики, а презентовать цепочку связанных доказательств так, чтобы мозгу было удобно их воспринять.

В основе любого рассказа, как в фильмах или книгах, лежат четыре блока: введение, проблематика, решение, заключение. Остановимся подробнее на каждом.

1. Введение: привлеките внимание, заручитесь доверием зрителя

Внимание и польза. Что тут будет?
Презентацию встречают по титульному слайду. Сформулируйте суть темы в одном-двух предложениях. Задайте вопрос, дайте на него ответ или заинтригуйте неожиданным заголовком.

Знакомство. Вы кто?
Представьтесь. Покажите, что вы разбираетесь в теме и вас стоит слушать. Вы эксперт в вопросе, о котором будете рассказывать, или изучили ситуацию на личном опыте. Не переборщите с регалиями — долго слушать про чужие заслуги утомительно. Знакомство можно пропустить, если аудитория вас уже знает.

Содержание. О чем будете говорить?
Дайте краткое содержание презентации: о чем расскажете, а о чем нет. Достаточно трех-пяти пунктов, больше зритель не запомнит. Содержание можно не озвучивать в коротких презентациях до трех минут.

Правила игры. Как это будет?
Опциональный блок — элемент заботы об аудитории, чтобы люди не терялись по ходу выступления и сосредоточились на содержании. Озвучьте расписание, перерывы, время для вопросов, нужно ли записывать за спикером или позже пришлете материалы на почту, выключать ли телефоны.

2. Проблематика: погрузите в проблему — как она возникла и что будет, если ее не решить

Ситуация. Что сейчас происходит?
Погрузите зрителей в контекст, чтобы сложилось единое видение, в котором вы начнете рассказ. Если аудитория в теме, то идите сразу в проблему.

Суть проблемы. Что не так?
Обозначьте несовершенства или возможности. Нет проблемы — нет толку в рассказе, все и так хорошо. Проблема — это признание реальности и ответ на вопрос, зачем делать презентацию.

Причины. Почему так происходит?
Копните до истоков проблемы: как и почему она возникла, какие были предпосылки, почему ситуация не меняется. Покажите зрителю ваш уровень понимания их проблем до самой сути.

Последствия. Что будет, если проблему не решить?
Докажите, что нужно действовать сейчас, иначе мир рухнет — на кону
большой куш. Покажите зрителю, что вы хотите и готовы менять ситуацию.

3. Решение: предложите варианты действий и докажите, что они сработают

Варианты решений. Как быть?
Дайте логику рассуждений, опции решения проблем. Сравните их по параметрам. Покажите, что вы проработали несколько возможных вариантов и выбрали из них оптимальный.

Основная идея. Что предлагаете?
Сформулируйте ваше решение в одно предложение, чтобы зрители его запомнили. Это ответ на вопрос в начале презентации.

Аргументы. А поподробнее?
Хорошая структура ведет по логике принятия решения. Разбейте основную часть на три-пять блоков в поддержку идеи и проведите зрителей по структуре от общего к частному.

Доказательства. Чем докажете?
Обоснуйте все аргументы Проработайте сомнения и возражения аудитории,
которая принимает решение. Убедите, что решение работает: статистикой и фактами, примерами и историями, экспертным мнением.

4. Заключение: резюмируйте идеи и спланируйте дальнейшие шаги

Резюме. О чем мы говорили?
Подведите итог по проблеме и решению, чтобы напомнить зрителям ключевые идеи рассказа.

План действий. Что делать?
Озвучьте ближайшие шаги и общий подход к тому, как воплотить идею в жизнь. Какие есть риски и как их устранить. Какая поддержка вам нужна.

Возможный результат. Что я получу?
Покажите еще раз эффект от вашего решения: в деньгах, сокращении времени, карьерном росте и других значимых для аудитории факторах.

Призыв к действию. С чего начнем?
Не стоит тратить эфирное время на слайд «Спасибо за внимание» — в нем нет пользы. Предложите аудитории сделать первый шаг, который не требует больших усилий.

Разберем, как структура работает, на примере

Универсальная структура подходит для разных задач: бизнес-презентаций, выступлений на конференциях, писем, статей. Мы не изобретали ее с нуля, а анализировали образцовые примеры коммуникаций со всего мира, чтобы вывести алхимическую формулу хорошего рассказа.

Один из самых харизматичных мастеров презентаций — Стив Джобс. Смотрите, как выглядит презентация первого iPhone, если разобрать ее по структуре.

Кликните на изображение для просмотра

Подводим итоги и делимся памяткой, чтобы шаблон структуры всегда был под рукой

Как в хорошем фильме, структура презентации делится на введение, проблематику, решение и заключение. Типовая структура последовательно отвечает на вопросы, всплывающие в голове зрителя по ходу выступления.

Используйте шаблон как прочный фундамент презентации, чтобы идею точно получилось донести. А дальше включайте фантазию и добавляйте авторские детали: юмор, истории, примеры из жизни.

Напоследок делимся памяткой-шпаргалкой, чтобы держать структуру перед глазами.

Кликните на изображение для просмотра