В плену времени: как оставаться эффективным, работая из другого часового пояса
С приходом тренда на удаленную работу многие сотрудники российских компаний получили возможность трудиться из дома. Некоторым компаниям такой формат работы позволяет экономить ресурсы и привлекать талантливых сотрудников из разных городов. Но это стало причиной и сложностей. Например, появилась необходимость подстраиваться под часовые пояса. Татьяна Мощагина, руководитель по продвижению бренда работодателя и внутренним коммуникациям сервиса «Работа.ру» рассказала, как эффективно выстроить работу при разнице во времени с компанией
В чем проблема работы из другого часового пояса
Работая из другого часового пояса, можно столкнуться как с профессиональными, так и с личными сложностями, которые в совокупности непременно влияют друг на друга. Для регионов Сибири и Дальнего Востока, например, «окно коммуникации» с Москвой может составлять всего 3–4 часа в сутки.
Такой режим может сказаться на жизни сотрудника: например, повлиять на иммунитет. Также смещается время, которое работник может потратить на себя или семью. Иногда может показаться, что времени в принципе не остается, ведь коллеги могут звонить поздним вечером, ранним утром, днем. Могут проявляться первые признаки выгорания.
Из всего вышесказанного может сложиться впечатление, что работа из другого часового пояса — это невыносимые условия труда и при любой возможности нужно отказаться от такого графика. Но это не так. Если совместно с работодателем и коллегами обсудить и установить некоторые правила, такой режим может быть комфортным.
В «Работа.ру», когда мы приглашаем к себе коллег из других городов, мы всегда учитываем часовой пояс, в котором живет сотрудник. Как правило, разница во времени с сотрудниками не составляет более двух часов — это касается и регионов Сибири (Екатеринбург, Тюмень) или Калининграда. Для команд из разных городов важно определить, когда проходят командные встречи, ретро и другие общие бизнес-активности. В другое время сотрудник находится в своем часовом поясе и спокойно выполняет рабочие задачи. Так, например, в 10 часов по Екатеринбургу и в 12 часов по Москве у коллег могут быть общие рабочие созвоны и обсуждение планов, а далее — выполнение задач. Сейчас есть много инструментов, которые позволяют отслеживать и контролировать эффективность работы. Самое главное — договориться с командой об удобном взаимодействии и уметь как вовремя собрать команду, так и дать сотрудникам сосредоточиться на собственных задачах.
Следите за временем
Законом не устанавливаются правила, на какой часовой пояс должен ориентироваться сотрудник, однако Роструд сразу в нескольких сообщениях высказывал мнение о том, что работать нужно по местному времени. Иногда компании прямо в трудовом договоре прописывают временные рамки, в которые работник должен быть на связи с основным офисом, а в какое время руководитель и коллеги не могут ему писать и звонить. Все совещания и встречи также должны быть запланированы в такое время, которое будет удобно всем участникам разговора.
Такая мера необязательна, если в вашей команде все хорошо с вопросами самодисциплины, гибкостью и эмоциональным интеллектом. Иногда достаточно держать перед глазами местное время коллег, которые работают из другого часового пояса. У многих смартфонов есть функция, когда на экран можно вывести и свое «домашнее» время и время другого часового пояса. Таким образом, сотрудник будет сразу понимать, сколько времени сейчас у коллег и удобно ли будет написать им, позвонить или назначить встречу. Также есть несколько мобильных сервисов, которые помогают планировать задачи работникам, которые находятся в разных точках мира.
О своем часовом поясе сотруднику необходимо проинформировать коллег. Если его рабочий день заканчивается поздно по местному времени и сразу после 19.00 он идет спать, то его команда должна это учитывать и не ждать оперативного ответа по окончании официального рабочего дня.
Выстройте личный режим
Даже работая в обычном режиме, можно заметить, что к вечеру работоспособность падает. При разности в часовых поясах это может усиливаться. Поэтому лучше все сложные задачи стараться закрывать с утра, а вечер оставлять для менее энергозатратных дел.
Режима требует и личное время. Если рабочий день сотрудника начинается намного позже, чем световой день в местности, где он проживает, лучше просыпаться в адекватное время и использовать этот коридор до работы для личных нужд. Иначе очень скоро появится ощущение, что кроме ежедневных профессиональных задач в жизни ничего нет. Также не стоит использовать это время для того, чтобы закрыть какие-то задачи, которые не успел с вечера, иначе можно не заметить, как работаешь больше десяти часов в сутки. Все это грозит выгоранием и снижением продуктивности.
Как руководить командой в разных часовых поясах
Если большая часть команды находится в разных часовых поясах, руководителю в первую очередь нужно определить, в какое время и какие работники на связи, какие сервисы используются для работы, а также зафиксировать местное время каждого сотрудника, чтобы понимать, в какое время он может получить обратную связь от коллеги, а когда не стоит рассчитывать на быстрый ответ.
Если правильно распределить задачи между сотрудниками, находящимися в разных часовых поясах, рабочий процесс в команде может стать непрерывным, что положительно скажется на результатах работы компании в целом.
Можно поделить команду на мини-группы (если ваша команда более 10–15 человек). Попробовать объединить людей, которые чаще всего работают вместе и имеют большие «окна коммуникации», то есть совпадающие рабочие часы. Для каждой такой подкоманды нужно определить промежуток, когда они должны быть готовы оперативно ответить на все возникающие вопросы. То есть создать «сменный» формат работы. Так вы сможете решить проблему, которая чаще всего возникает в компаниях, где много сотрудников находятся в других часовых поясах: общение в экстренных случаях, когда ответ и вовлеченность сотрудника нужны здесь и сейчас.
Оптимальные средства связи
В условиях, когда сотрудники находятся в разных часовых поясах, звонки становятся менее эффективным средством коммуникации, чем сообщения и письма по электронной почте. Тем более такая коммуникация фиксируется в истории, что сводит на минимум неточности и недопонимания. Это касается рутинных и ежедневных задач.
Однако раз в неделю или месяц стоит проводить созвоны с командой, чтобы устно обсудить дела и статусы по проектам. Это позволит работникам не потерять связь друг с другом.
Некоторые компании переходят на письменные отчеты, если между членами команды большая разница во времени. Однако почти все соглашаются, что такое общение со временем становится все менее эффективным, а отчеты — формальными. Поэтому руководитель выбирает время, когда все сотрудники могут быть на связи, даже если это всего два часа в сутки, и назначает звонки.
